Die Krankmeldung beginnt mit der Anzeige
Wer arbeitsunfähig ist, muss den Betrieb unverzüglich informieren. Das ist etwas anderes als der spätere Nachweis durch eine ärztliche Bescheinigung. Für die erste Mitteilung genügt grundsätzlich eine Nachricht an die zuständige Stelle, etwa telefonisch oder in der dafür vorgesehenen digitalen Form. Entscheidend ist, dass die Information den Betrieb erreicht und nicht nur abgeschickt wurde. Für die Mitteilung kann Muster-Schreiben die Angaben zu Beginn, voraussichtlicher Dauer und Erreichbarkeit übersichtlich enthalten. Interne Regeln können festlegen, wer informiert werden soll.
Was in die erste Nachricht gehört
Der Betrieb darf wissen, dass Sie arbeitsunfähig sind und wie lange die Abwesenheit voraussichtlich dauert. Diese Einschätzung muss nicht auf den Tag genau sein; ändert sich die Prognose, folgt eine neue Mitteilung. Eine Diagnose gehört normalerweise nicht in die Krankmeldung. Auch Symptome, Behandlung und der Name der Arztpraxis sind private Gesundheitsdaten. Eine knappe Formulierung wie „Ich bin ab heute arbeitsunfähig, voraussichtlich bis …“ beantwortet die organisatorische Frage, ohne unnötige Einzelheiten preiszugeben.
- Sie teilen unverzüglich mit, dass Sie arbeitsunfähig sind.
- Sie nennen den voraussichtlichen Zeitraum Ihrer Abwesenheit.
- Sie informieren die zuständige Stelle über den vorgesehenen Mitteilungsweg.
- Sie melden unverzüglich, wenn sich die voraussichtliche Dauer ändert.
- Sie müssen keine Diagnose, Symptome oder Behandlung angeben.
Bescheinigung und elektronische Übermittlung
Die ärztliche Feststellung ist der Nachweis, nicht die Anzeige selbst. Der Arbeitgeber kann einen Nachweis nach den geltenden Vorgaben und gegebenenfalls nach einer betrieblichen Regelung verlangen. Bei gesetzlich Versicherten werden die Daten häufig elektronisch von der Krankenkasse abgerufen; die Pflicht zur rechtzeitigen Krankmeldung bleibt trotzdem bestehen. In bestimmten Konstellationen, etwa bei privater Versicherung oder einer Behandlung im Ausland, kann ein anderer Nachweisweg gelten. Wer unsicher ist, sollte die Personalstelle fragen, welches Verfahren im Betrieb vorgesehen ist.
Wenn die Arbeitsunfähigkeit länger dauert
Endet die zunächst erwartete Dauer nicht wie angenommen, reicht es nicht, einfach weiter fernzubleiben. Die Verlängerung muss erneut unverzüglich angezeigt werden. Eine Folgebescheinigung dokumentiert den weiteren Zeitraum, ersetzt aber nicht die Mitteilung an den Betrieb. Besonders fehleranfällig ist die Annahme, die Personalabteilung werde eine neue Bescheinigung automatisch als Verlängerung erkennen. Für die Einsatzplanung sollte klar sein, dass die Rückkehr noch nicht möglich ist und bis wann die neue Einschätzung reicht.
Arbeit von zu Hause ändert die Pflicht nicht
Auch wer gewöhnlich von zu Hause arbeitet, muss sich krankmelden. Der Arbeitsort entscheidet nicht darüber, ob die Arbeitsleistung ausfällt. Eine Nachricht wie „Ich arbeite heute von zu Hause“ ist deshalb keine Krankmeldung, wenn Sie tatsächlich arbeitsunfähig sind. Umgekehrt muss eine Erkrankung nicht dadurch begründet werden, dass die Arbeit von zu Hause angeblich leichter möglich wäre. Der Betrieb darf die voraussichtliche Dauer für die Planung erfragen, aber nicht verlangen, dass Sie trotz bescheinigter Arbeitsunfähigkeit erreichbar bleiben oder Aufgaben erledigen.
Erkrankung im Urlaub
Wer während des Urlaubs krank wird, muss den Arbeitgeber ebenfalls unverzüglich informieren und die Arbeitsunfähigkeit nach den dafür geltenden Regeln nachweisen. Nur belegte Krankheitstage werden bei der Urlaubsberechnung besonders behandelt; eine bloße Nachricht genügt dafür nicht immer. Bei einer Erkrankung im Ausland können zusätzliche Anforderungen an die Bescheinigung und an die Mitteilung des Aufenthaltsorts bestehen. Die Rückkehr nach Deutschland sollte nicht einfach als Ersatz für die vorgeschriebene Information verstanden werden.
Die Grenze der Auskunftspflicht
Die Personalstelle darf die Angaben verlangen, die für Abwesenheit, Vertretung und Nachweis erforderlich sind. Eine Diagnose oder eine ausführliche Krankengeschichte muss sie in der Regel nicht erhalten. Fragen nach privaten Einzelheiten können Sie daher sachlich zurückweisen und stattdessen die Arbeitsunfähigkeit sowie ihre voraussichtliche Dauer bestätigen. Anders können besondere Sicherheits- oder Gesundheitsschutzfragen liegen, etwa bei Tätigkeiten mit konkreten Gefahren. Verlangt der Betrieb mehr als die organisatorisch nötigen Angaben, bestehen Zweifel an einer Bescheinigung oder drohen arbeitsrechtliche Folgen, ist eine Beratung durch Gewerkschaft, Verbraucherzentrale oder eine fachkundige Rechtsberatung sinnvoll.